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incorporar una sociedad

ESCOGENCIA DE UNA ESTRUCTURA CORPORATIVA PARA HACER NEGOCIOS Y/O INVERTIR EN BIENES RAICES EN COSTA RICA

Muchos extranjeros que inician un negocio en Costa Rica o que simplemente están adquiriendo bienes raíces como inversión deciden utilizar una entidad corporativa para ser la dueña de los mismos. Esta decisión es muy acertada y es la que mayormente recomendamos a nuestros clientes como la primera opción a seguir.

La propiedad a través de una sociedad permite tener flexibilidad y más previsibilidad en áreas que van desde la planificación sucesoria (si la propiedad accionaria se estructura adecuadamente el inversionista puede evitar a sus herederos un doloroso y largo proceso sucesorio a larga distancia), la planificación tributaria (por ejemplo, las reglas sobre gastos corporativos son más flexibles que las que competen a los gastos personales), y la representación (a través de asambleas de socios se puede facilitar el otorgamiento de poderes especiales u otros tipos de autorizaciones para numerosas acciones y por ende no requerir una presencia física en el país).

Nuestros clientes frecuentemente nos consultan si deben de usar (o formar) una entidad corporativa costarricense o aprovechar una compañía ya existente y controlada por dichos individuos en el extranjero. Nuestra sugerencia es, en la mayoría de los casos, que se use una entidad local. Aunque las entidades corporativas extranjeras pueden ser propietarias de bienes raíces e involucrarse en actividades empresariales en el país, los procedimientos de inscripción (tanto ante el Registro Público como ante las instituciones estatales) así como la negociación de contratos con particulares pueden complicarse, atrasarse y/u obstaculizarse cuando aquellas han sido involucradas.

De todas maneras, si una entidad extranjera va a ser utilizada, se debe tomar nota que normalmente recomendamos inscribirla en el Registro Mercantil de Costa Rica como una sucursal o al menos inscribir poderes específicos para ésta en dicho Registro. Ambos casos requieren de un procedimiento especial y formal que puede tomarse varias semanas.

Como mencionamos anteriormente, en la gran mayoría de los casos, es preferible el uso de una entidad corporativa local. Aunque la legislación mercantil costarricense contempla muchos tipos de figuras corporativas, solamente dos de ellas ofrecen a los inversionistas la tranquilidad de presentar estructuras similares a las de compañías de responsabilidad limitada con las que se encuentran acostumbrados en sus países de origen.

Dichas formas corporativas son la “Sociedad de Responsabilidad Limitada” y la “Sociedad Anónima”. En ambos casos, los accionistas son solamente responsables por sus aportes al capital social de la compañía y sus bienes personales se encuentran totalmente protegidos y fuera del alcance de acreedores potenciales que la compañía pudiese tener.

La “Sociedad de Responsabilidad Limitada”, a la que también se llama “S.R.L.”, “Limitada” o “Ltda”, es una estructura más simple que la “Sociedad Anónima” y en la mayoría de los casos llena las lagunas en su tratamiento legal con la normativa aplicable a la “Sociedad Anónima”,  la cual es mucho más abundante. Las S.R.L. normalmente se usan solamente si alguna de sus particularidades son especialmente atractivas para el inversionista.

Las particularidades de la S.R.L. son principalmente las siguientes:

  • Las cuotas (nombre que reciben las acciones en este tipo de sociedad) no pueden ser traspasadas a no cuotistas sin el consentimiento previo y expreso de los otros cuotistas, quienes tienen un derecho prioritario a adquirirlas.

  • Estas compañías requieren, para su administración, de solamente un individuo (Gerente), lo que genera una estructura especialmente atractiva en casos en los cuales el inversionista no desea utilizar y registrar (haciendo públicos) los nombres de otros individuos para formar parte de lo que en la S.A. sería la Junta Directiva, como se explica más adelante.

La “Sociedad Anónima”, también denominada “S.A.”, ies la estructura corporativa más usada en Costa Rica. Este tipo de sociedad es bastante flexible y su tratamiento legal es extenso. En términos generales, puede tener cualquier monto de capital social (normalmente se utiliza una suma baja sin que ello genere ninguna consecuencia negativa) dividido en tantas acciones como el inversionista desee (normalmente estructuradas de una forma en la cual puedan ser divididas entre tantos accionistas como se puedan esperar pues dichas acciones son, por ley, indivisibles).

La S.A. tiene muchas particularidades, estando entre las más importantes las siguientes:

  • En razón de que los puestos de Presidente, Secretario y Tesorero son requeridos legalmente y deben ser ocupados por tres individuos distintos, debe tener una Junta Directiva de al menos tres miembros, y además un fiscal, quien no podrá ostentar ningún poder de representación de la sociedad.

  • Las acciones son representadas por documentos físicos y más de una de ellas pueden ser incluidas en un certificado. Éstas pueden ser traspasadas a cualquier no-accionista sin requerirse de la aprobación de los otros accionistas. Su traspaso se realiza a través de la combinación de un contrato, del endoso de los certificados de acciones y de un asiento en el Libro de Registro de Accionistas de la sociedad.

  • Sus estatutos pueden ser modificados a través del tiempo, así como los poderes de representación que hayan sido otorgados, por medio de una Asamblea de Accionistas, la que puede celebrarse con la presencia de todos los accionistas o con individuos nombrados por aquellos a través de poderes especiales.

  • Es posible establecer mecanismos especiales para la protección de las minorías y de sus derechos de voto.

  • Sus representantes legales (quienes ostentan poderes para actuar a nombre de la sociedad) son responsables por cualesquier acciones que hayan tomado en contra de los intereses de la sociedad y/o de sus accionistas.

  • Deben tener tres libros corporativos (asambleas de accionistas, registro de accionistas y reuniones de Junta Directiva) y tres libros contables. Dichos libros deben de ser autorizados por las autoridades tributarias locales y son un requisito para la implementación de cualquier cambio en los estatutos de la sociedad o e su estructura de poderes ya que no se puede celebrar ninguna asamblea de socios sin que la misma se transcriba en el libro específico autorizado para dichos propósitos.

Las sociedades en Costa Rica deben adicionalmente inscribirse ante las Autoridades Tributarias. En el caso en que la compañía no se involucre en actividades de negocios en el país para el año fiscal en curso (por ejemplo, cuando se utiliza únicamente para canalizar la propiedad de bienes), no se requiere un registro tributario formal (únicamente la autorización de los libros) aunque siempre se necesita presentar una declaración al final de cada año fiscal (en la que se manifestará que no hubo actividad económica durante el periodo) para evitar la aplicación de sanciones.

El año fiscal normal para las compañías que declaran impuestos en Costa Rica va del 1 de octubre al 30 de setiembre de cada año y las declaraciones se pueden presentar normalmente hasta el final de diciembre. Un año fiscal con diferente configuración puede ser autorizado para sociedades que son propiedad o relacionadas con entidades extranjeras que tienen un periodo distinto en sus países de origen.

Es importante concluir que la escogencia de estructura corporativa debe idealmente efectuarse en el momento en el que el proyecto de inversión o de negocios está siendo creado. Esta decisión tendrá un impacto muy grande y consecuencias específicas en la implementación del mismo y si es tomada inteligentemente, será una de las bases de su éxito.

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