La CrÉation d’une SociÉtÉ

CHOISIR UNE STRUCTURE COLLECTIVE POUR TRAVAILLER ET/OU INVESTIR EN BIENS-FONDS AU COSTA RICA

Grand nombre d'individus étrangers qui commencent une affaire au Costa Rica ou simplement achètent des biens–fonds comme un investissement décident d'utiliser une entité corporative en tant que propriétaire de –leur investissement. Cette décision est très sage, et c’est ce que nous conseillons hautement à nos clients comme le premier choix.

La propriété détenue au travers d’une société permet d’avoir plus de flexibilité et de prévisibilité quant au droit de propriété (si la propriété des actions est bien structurée l'investisseur peut éviter à ses héritiers de passer par un long et douloureux processus de succession), les taxes (par exemple, les règles sur les dépenses corporatives autorisées sont plus flexibles que celles applicables aux personnes physiques), et la représentation (les assemblées des actionnaires peuvent faciliter la concession de pouvoirs spéciaux ou d’autres types d’autorisations pour des nombreux actes qui n'exigeront donc pas la présence physique dans le pays).

Nos clients nous demandent souvent s’il faut utiliser (ou constituer) une entité corporative costaricienne ou utiliser une déjà existante et contrôlée par des individus à l'étranger. Notre conseil est, dans la plupart des cas, l'usage d'une entité locale. Bien que les entités corporatives étrangères puissent posséder des terres et entreprendre des activités commerciales dans le pays, les procédures d'inscription (soit au Registre Public ou auprès d’autres entités du gouvernement) aussi bien que la négociation des contrats avec des particuliers peuvent se compliquer ou rencontrer des obstacles lorsque celles-ci sont impliquées.

En tout les cas, si une entité étrangère était utilisée, nous recommandons d’enregistrer l'entité étrangère au Registre Commercial du Costa Rica comme une succursale ou du moins d’enregistrer des pouvoirs spécifiques pour celle-ci au Costa Rica. Les deux cas exigent une procédure spéciale et cérémonieuse qui peut prendre plusieurs semaines.

Comme il a été mentionné auparavant, dans la grande majorité des cas, l'usage d'une entité corporative locale est préférable. Bien que la loi de commerce costaricienne prévoie plusieurs types des formes collectives, seul deux d'entre elles offrent le confort d'avoir des structures semblables à celles des compagnies de responsabilité limitée souvent utilisées dans le pays d'origine de l'investisseur.

Ces formes collectives sont la "Sociedad Responsabilidad Limitada" (Société à Responsabilité Limitée) et la "Sociedad Anónima" (Société Anonyme). Dans les deux cas, les actionnaires sont seulement responsables pour la somme de leur participation dans le capital social de la société, mais les biens propres des associés sont complètement protégés et hors de portée de tout créancier potentiel que la compagnie puisse avoir.

La "Sociedad Responsabilidad Limitada", aussi appelée “S.R.L.”, “Limitada” ou “Ltda”, est une forme plus simple que le “Sociedad Anónima” et son régime légal est souvent constitué par les règles de la “Sociedad Anónima”, puisque la réglementation de celle-ci est beaucoup plus complète. La S.R.L. est normalement utilisée seulement si l’une quelconque de ses caractéristiques spéciales offre un attrait particulier pour l'investisseur.

Les traits spéciaux de la S.R.L. sont principalement les suivants:

• Les parts ne peuvent être transférées aux non-actionnaires sans le consentement exprès et au préalable des autres actionnaires qui ont un droit prioritaire pour les acheter.
  
  
• Ces sociétés n’exigent, pour leur administration, qu'un individu (Directeur), donc c'est une structure surtout attrayante pour les cas dans lesquels l'investisseur ne veut pas utiliser et inscrire (publiquement) les noms des individus additionnels qui formeront partie de l’entité dans ce que dans la S.A. serait appelé un Conseil d’Administration, comme on expliquera ci-dessous.

La “Sociedad Anónima”, aussi appelée “S.A.”, est la structure corporative la plus largement utilisée au Costa Rica. Elle est assez flexible et son traitement légal est étendu. En termes généraux, elle peut avoir n’importe quel capital social (habituellement un montant bas est utilisé sans aucune conséquence négative), divisé en autant d’actions que l’on désire (normalement structurées de forme qu'elles puissent être divisées par le nombre d'actionnaires prévus, puisque les actions, de par loi, ne sont pas divisibles).

La S.A. se distingue par plusieurs caractéristiques, dont les plus importantes sont:

• Puisque les places de Président, Secrétaire et Trésorier sont légalement obligatoires et doivent être occupées par trois individus différents, il doit y avoir un Conseil d’administration composé d'au moins trois membres, aussi bien qu'un réviseur qui n’ait pas des pouvoirs de représentation de la compagnie.
  
  
• Les actions sont représentées par des documents physiques et plusieurs d´elles peuvent être incluses dans un certificat. Elles peuvent être transférées à des non-actionnaires sans l'approbation des autres actionnaires. Le transfert a lieu par une combinaison d'un contrat de transfert, l'endossement des certificats d’actions et une inscription dans le Livre du Registre des Actionnaires de la compagnie.
  
  
• Ses statuts peuvent être modifiés à n'importe quel moment, aussi bien que tous les pouvoirs de représentation qui existent pour la société, par l’assemblée d’Actionnaires qui peut être tenue avec la présence de tous les actionnaires ou avec des individus nommés par eux.
  
  
• Il est possible d'établir des traits spéciaux pour la protection des minorités et leurs droits de vote.
  
  
• Leurs représentants légaux (ceux qui ont des pouvoirs d'avocat pour agir au nom de la compagnie) sont responsables pour toutes les actions prises contre l'intérêt de la compagnie ou de ses actionnaires.
  
  
• Les S.A. doivent avoir trois livres corporatifs (assemblées d’actionnaires, livre du registre des actionnaires et réunions du conseil d’administration) et trois livres de comptabilité. Ces livres doivent être autorisés par les autorités fiscales locales et sont exigés pour rendre effectif toute modification dans les statuts de la compagnie puisque aucune assemblée d’actionnaires ne peut se tenir sans qu’elle soit enregistrée dans le livre spécifique autorisé à de tels buts.

Les compagnies au Costa Rica doivent en plus s’inscrire auprès des Autorités fiscales. Dans le cas où la compagnie n’est pas impliquée dans des activités d'affaires dans le pays pour l'année fiscale spécifique (par exemple, quand elle est utilisée dans le seul but de détenir des biens-fonds), son inscription formelle n'est pas exigée (seulement l’autorisation du livre) bien qu'une déclaration vers la fin de l'année fiscale soit toujours exigée (pourtant elle affirmera qu'aucune activité économique n'a eu lieu pendant cette période) pour éviter des amendes.

L'année fiscale normale pour les compagnies qui déclarent des impôts au Costa Rica va du 1 octobre au 30 septembre de chaque année; les déclarations peuvent être faites normalement jusqu'à la fin décembre. Une année fiscale différente peut être autorisée pour des compagnies qui sont possédées en totalité par, ou sont en rapport avec, des entités étrangères qui ont un terme différent dans leurs pays d'inscription.

Il est important d’affirmer que le choix d’une structure corporative doit être fait idéalement au moment de l'investissement ou quand le projet d’affaire est créé. Cette décision aura un impact majeur et des conséquences spécifiques sur la mise en oeuvre d’un tel projet et, si la décision est prise sagement, ce sera une des fondations de son succès.

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