Se ha vuelto cada vez más común que nuevos proyectos del sector servicios en Costa Rica, tales como operaciones de desarrollo de software, centros de servicios compartidos y centros de soporte, inicien sus actividades en espacios de coworking. Si bien la utilización de estas instalaciones no constituye un requisito legal, esta modalidad suele responder a la necesidad de comenzar operaciones rápidamente, sin tener que esperar la construcción, el acondicionamiento o la habilitación de instalaciones más permanentes.
Este enfoque es frecuentemente adoptado tanto por empresas que operan bajo el Régimen de Zonas Francas de Costa Rica como por aquellas que desarrollan sus actividades fuera de dicho régimen. En muchos casos, los espacios de coworking funcionan como instalaciones temporales que permiten a las compañías iniciar sus operaciones en un menor plazo y posteriormente trasladarse a una ubicación definitiva.
Aunque ambas modalidades presentan ciertas similitudes en cuanto a su estructura, también existen diferencias significativas que deben considerarse durante las etapas de planificación, con el fin de garantizar el establecimiento exitoso de la empresa en Costa Rica.
Las compañías que operan bajo el Régimen de Zonas Francas se benefician de importantes incentivos fiscales, migratorios y en materia de permisos. Sin embargo, este régimen exige que una proporción significativa de su personal desempeñe sus funciones de manera presencial, por lo que no se permiten operaciones completamente remotas. En consecuencia, las instalaciones de coworking seleccionadas deben cumplir con requisitos legales específicos en cuanto a área y autonomía de los espacios; no resulta suficiente la simple ocupación de escritorios o áreas de trabajo compartidas con otros usuarios. Para poder albergar empresas acogidas a este régimen, algunos centros de coworking han adaptado sus modelos tradicionales a estas y otras exigencias regulatorias. No obstante, no todos los establecimientos, ni todas las áreas dentro de un mismo centro, son aptos para desarrollar actividades bajo el Régimen de Zonas Francas.
Por el contrario, las empresas que operan fuera de dicho régimen pueden tener a la totalidad o a la mayoría de sus colaboradores trabajando de forma remota, lo que hace del modelo tradicional de coworking una alternativa adecuada.
Independientemente del régimen aplicable, las compañías que opten por establecerse en espacios de coworking deben comprender que esta decisión no las exime de obtener los permisos requeridos para desarrollar sus actividades específicas en esa ubicación. Un error común es asumir que los permisos sanitarios de funcionamiento y las licencias municipales exigidos para los establecimientos comerciales en Costa Rica se encuentran cubiertos por aquellos que ya han sido otorgados al centro de coworking. En realidad, cada empresa debe gestionar y obtener sus propios permisos de manera individual e independiente. El incumplimiento de estos requisitos puede dar lugar a sanciones significativas e incluso al cierre del establecimiento.
En definitiva, independientemente de que la utilización de un espacio de coworking se contemple como una solución temporal o permanente, las empresas deben evaluar cuidadosamente los requisitos legales aplicables a sus operaciones específicas y establecer las estructuras necesarias para garantizar una base sólida, así como la estabilidad y continuidad de sus actividades empresariales.