Las empresas que operan bajo el Régimen de Zonas Francas en Costa Rica deben contar con la autorización como Auxiliar de la Función Pública Aduanera para desarrollar sus operaciones bajo el Régimen. Esta autorización está vinculada a las instalaciones en las que opera la empresa y al código de ubicación asignado por la Dirección General de Aduanas, por lo que su obtención y actualización son aspectos esenciales para el adecuado funcionamiento de las operaciones.
El procedimiento para obtener esta autorización se ha simplificado mediante la tramitación electrónica y la coordinación entre la Promotora del Comercio Exterior de Costa Rica (PROCOMER) y la Dirección General de Aduanas. A través de mecanismos de interoperabilidad entre sus plataformas, PROCOMER facilita el acceso al expediente digital de la empresa para que la autoridad aduanera pueda verificar la información pertinente. Una vez recibido el acuerdo ejecutivo de otorgamiento del Régimen, la Dirección General de Aduanas debe otorgar el código de ubicación en un plazo máximo de un día hábil, sin requerir una inspección previa de las instalaciones en la mayoría de los casos, sin perjuicio de las facultades de fiscalización posteriores.
Durante la operación de la empresa, puede ser necesario modificar la autorización del Auxiliar de la Función Pública Aduanera como consecuencia de cambios en sus instalaciones o en la ubicación de sus operaciones. Esto ocurre, por ejemplo, cuando se habilitan nuevas áreas, se amplían o reducen las instalaciones, se incorporan bodegas o se trasladan operaciones dentro o fuera de un parque de zona franca. En estos casos, la empresa debe gestionar la modificación correspondiente ante PROCOMER y, cuando resulte aplicable, ante el Departamento de Estadística y Registros de la Dirección General de Aduanas, para que se autorice y actualice el código de ubicación.
Una gestión oportuna de estas modificaciones es fundamental para mantener la correspondencia entre las instalaciones autorizadas y las operaciones efectivamente realizadas por la empresa. Además, deben considerarse los requisitos documentales y las posibles implicaciones fiscales de cada trámite, particularmente cuando se deshabilitan áreas construidas utilizando beneficios fiscales. Una adecuada planificación y asesoría legal especializada permite a las empresas gestionar estos cambios de manera ordenada, reducir riesgos de incumplimiento y dar continuidad a sus operaciones bajo el Régimen de Zonas Francas.