Para que una empresa solicite el ingreso como beneficiaria del Régimen de Zonas Francas (ZF), hay algunos requisitos y procedimientos que se deben cumplir previamente o al mismo tiempo que se prepara y discute la solicitud de ingreso al Régimen de Zonas Francas ante Procomer (entidad gubernamental a cargo del Régimen de Zonas Francas en Costa Rica) sin importar si dicha compañía es una compañía de servicios o de manufactura:

(i) Constituir o tener una sociedad costarricense ya constituida e inscrita: Constituir una sociedad costarricense es el primer paso para cumplir con dichos requisitos, ya que el nombre y el número de cédula jurídica de la sociedad serán necesarios para presentar la solicitud de ingreso al régimen de ZF, al igual que para la elaboración de la solicitud de viabilidad ambiental, entre otros. También es ideal tener inscrito un poder con suficientes facultades para que una persona que se encuentre en Costa Rica o que esté viajando frecuentemente al país represente a la sociedad, de forma tal que se puedan otorgar los documentos y realizar los trámites administrativos requeridos de forma oportuna y eficiente. Si la sociedad presenta la solicitud como una empresa de manufactura de tipo f), también es muy importante que la empresa solicitante sea una sociedad nueva que no se encuentre operando o esté inscrita como contribuyente con la autoridades tributarias de Costa Rica;

(ii) Tener instalaciones individualizadas y autorizadas bajo el Régimen de Zonas Francas: Las instalaciones operativas y todas sus áreas deben encontrarse sujetas a y autorizadas dentro de un Parque de Zonas Francas o directamente como ese tipo de Parque, con Procomer. Dichas instalaciones deben encontrarse claramente separadas e independientes de cualquier otra instalación o área utilizada por otras compañías que no se encuentren dentro del Régimen de Zonas Francas;

(iii) Solicitud de Viabilidad Ambiental (SETENA): Para poder presentar la solicitud de ingreso al Régimen de Zonas Francas, esta solicitud de viabilidad ambiental debe presentarse previamente ante SETENA (esta es la entidad encargada de la materia ambiental en Costa Rica, a cargo de este tipo de solicitudes y de otorgar permisos ambientales);

(iv) Completar, preparar y presentar la solicitud de ingreso al Régimen de Zonas Francas: El proceso de solicitud de ingreso al Régimen de Zonas Francas requiere de ciertas proyecciones financieras (las cuales requieren ser revisadas con un contador local), y del compromiso de la empresa solicitante con respecto a una inversión mínima en activos fijos, niveles de empleo mínimos, indicación de fechas específicas de operación, así como el aporte de otra documentación legal, tal como declaraciones juradas y certificaciones de personería de la empresa solicitante, entre otras. El formulario de solicitud de ingreso también requiere una descripción de todos los procesos productivos que la empresa vaya a realizar;

(v) Información y requisitos adicionales necesarios para presentar la solicitud de ingreso de una empresa de manufactura tipo f): Se requerirá cierta documentación e información adicional en caso que la solicitud de ingreso sea para una empresa de manufactura tipo f), tales como declaraciones juradas específicas, certificaciones operativas (en caso que así aplique) y una carta explicando y justificando el sector estratégico específico en el cual la empresa calificaría (en caso que así aplique);

(vi) Documentación/Procedimientos adicionales relacionados con la solicitud de ingreso al Régimen de Zonas Francas: Adicionalmente a lo indicado anteriormente, se requerirá elaborar o realizar otros documentos y procedimientos relacionados directamente con la solicitud de ingreso al Régimen de Zonas Francas. La solicitud debe ser firmada por un representante de la compañía con facultades suficientes para suscribir la solicitud, y tener vigente y habilitada su firma digital, la cual solo puede ser obtenida por un residente o ciudadano costarricense. El representante legal de la compañía también deberá firmar una declaración jurada, tal y como lo requieren las autoridades aduaneras costarricenses, de igual forma Procomer podría solicitar durante el proceso documentación adicional (por ejemplo cartas aclaratorias) para ciertos asuntos específicos relacionados con la solicitud;

(vii) Inscripción ante la Caja Costarricense de Seguro Social, permiso de uso de suelo, permiso sanitario de funcionamiento, y patente municipal de operación: Estos procedimientos y permisos no se requieren para efectos de presentar y obtener el status de empresa beneficiaria del Régimen de Zonas Francas. Sin embargo, para que la empresa solicitante obtenga los códigos requeridos para poder realizar importaciones – exentas del pago de impuestos de importación – como beneficiaria del Régimen de Zonas Francas, en el momento en que la solicitud de ingreso sea aprobada y otorgada a la empresa, la compañía debe estar ya inscrita como patrono ante la Caja Costarricense de Seguro Social, también denominada como “CCSS”)

Adicionalmente, para efectos de operar en Costa Rica, la compañía debe gestionar y obtener: (i) el permiso de uso de suelo por parte de la Municipalidad en la cual las instalaciones de la empresa se localicen (esto es un pre requisito para solicitar el permiso sanitario de funcionamiento); (ii) el permiso sanitario de funcionamiento emitido por la oficina local del Ministerio de Salud (este es un pre requisito para solicitar la patente municipal de operaciones); (iii) la patente municipal de operaciones, cual es el último permiso requerido, y es necesario para que el solicitante pueda operar legalmente su empresa en Costa Rica, incluyendo a las empresas beneficiarias del Régimen de Zonas Francas.