Las asambleas de accionistas de las sociedades costarricenses deben cumplir con una serie de formalidades y trámites legales para evitar posibles reclamos o acciones de nulidad contra los acuerdos que pudiesen haberse aprobado en las mismas. El Código de Comercio de Costa Rica establece dichos requerimientos, los cuales incluyen las formalidades a cumplir para la convocatoria de una asamblea de accionistas.

Cuando se va a llevar a cabo una asamblea de accionistas de una corporación costarricense y en el caso de que no vaya a estar presente el cien por ciento del capital social, la regla por defecto (a menos que se establezca de otra forma en el pacto social) es que se debe realizar una convocatoria formal por medio de un anuncio publicado en la “GACETA” (diario oficial del Gobierno de Costa Rica).

Esta convocatoria tiene que cumplir con determinadas formalidades legales para evitar el riesgo de una posible anulación de la asamblea. Uno de estos requisitos se refiere a quién es el responsable de realizar y firmar la convocatoria. En términos generales, el aviso de convocatoria deberá ser emitido y firmado por el representante de la sociedad según lo establecido en los estatutos de la sociedad costarricense, pero existe el riesgo de que dichos estatutos de la compañía costarricense no establezcan quien debe convocar y firmar dicha convocatoria.

En el caso anterior,  donde se da la falta de determinación en los estatutos sobre quién debe ser el emisor y firmante de las convocatorias a las asambleas de accionistas, y debido a la falta de disposición legal al respecto en la legislación costarricense, para evitar riesgos, la convocatoria formal antes indicada debe hacerse y firmarse por todo el Consejo de Administración de la sociedad, que de acuerdo con las ley mercantil costarricense es, en su conjunto, el órgano ejecutivo y administrativo con la suficiente capacidad para tomar decisiones y actuar a favor de la empresa y sus accionistas.

Estas reglas se aplican a las sociedades anónimas de Costa Rica (S.A.) y en términos generales, por analogía, a las sociedades de responsabilidad limitada de Costa Rica (SRL).